Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: 6 november 2026

In deze privacyverklaring lees je hoe Ivy Office en de Saint-Ivy Club omgaan met jouw persoonsgegevens: welke gegevens wij verwerken, waarom, met wie wij ze delen, hoe lang wij ze bewaren en welke rechten je hebt.

Wie wij zijn

Ivy Office Hilversum B.V. is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. Wij runnen Ivy Office, een coworking space en community voor ondernemers, met locaties in Hilversum en Breda. Onder Ivy Office vallen ook de Saint-Ivy Club, onze events en de IVY-app.

Bedrijfsnaam: Ivy Office Hilversum B.V.
KvK nummer: 83479244
Ivy Office Hilversum: Gijsbrecht van Amstelstraat 213, Hilversum
Ivy Office Breda: Willemstraat 24, Breda
E-mail: info@ivyoffice.nl

Deze privacyverklaring geldt voor ivyoffice.nl, saintivyclub.nl, de IVY-app en al onze diensten: memberships, dagpassen, trial days, vergaderruimte boekingen, pop-up verhuur, KvK inschrijving en postverwerking, Saint-Ivy lidmaatschappen, events, programma's en de nieuwsbrief. Openen wij een nieuwe locatie of starten wij een nieuwe dienst, dan geldt deze verklaring daar ook voor.

Welke gegevens wij verwerken

Wij verwerken alleen gegevens die nodig zijn voor onze diensten. Welke dat zijn, hangt af van hoe je met ons te maken hebt.

Je wordt member, Saint-Ivy member of laat je KvK inschrijven: naam, e-mailadres, telefoonnummer, adres, bedrijfsnaam, KvK nummer, btw nummer, gekozen membership, contract en handtekening, borg, facturen en betalingen.

Je boekt een dagpas, trial day of vergaderruimte: naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam, datum en tijd van je boeking en je betaling.

Je krijgt toegang tot het pand: je persoonlijke digitale toegang en wanneer die is gebruikt, via de Bold app of een weblink.

Je bent in of rond onze locatie: camerabeelden van de ingang en gemeenschappelijke ruimtes.

Je gebruikt de IVY-app: zie het onderdeel De IVY-app hieronder.

Wij verwerken jouw post (KvK inschrijving): afzender en inhoud van post die wij voor je scannen en doorsturen.

Je meldt je aan voor een event, diner, programma, pop-up of de mini-market: naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam, je aanmelding en betaling.

Je zit in een WhatsApp groep van Ivy of Saint-Ivy: je naam, telefoonnummer en berichten in de groep.

Je bent op een event of in onze ruimte tijdens een shoot: foto's en video's die wij maken voor onze website en social media.

Je neemt contact met ons op: de inhoud van je bericht en onze correspondentie.

Je schrijft je in voor de nieuwsbrief: naam en e-mailadres, en of je de nieuwsbrief opent.

Je bezoekt onze website: IP adres, apparaat, browser, bezochte pagina's en cookies.

Ook ontvangen wij soms gegevens van anderen: van boekingsplatforms zoals Desana en Worka als je via hen boekt, van het KvK handelsregister, en van openbare zakelijke profielen zoals LinkedIn als wij je zakelijk benaderen.

Waarvoor wij je gegevens gebruiken

Iedere verwerking heeft een doel en een wettelijke grondslag uit de AVG.

Je membership, boeking, KvK inschrijving of aanmelding uitvoeren, inclusief contract, toegang en facturatie: uitvoering van de overeenkomst.

Je toegang geven tot het pand en bijhouden wie wanneer binnenkomt: uitvoering van de overeenkomst en gerechtvaardigd belang (veiligheid van members en het pand).

Cameratoezicht: gerechtvaardigd belang (veiligheid, voorkomen van diefstal en ongeoorloofde toegang).

De IVY-app laten werken, inclusief het Groeikring programma: uitvoering van de overeenkomst.

Pushmeldingen sturen: toestemming, die je op je telefoon geeft en intrekt.

Je profiel zichtbaar maken voor andere members: uitvoering van de overeenkomst; jij bepaalt zelf wat je invult.

Vragen beantwoorden en contact met je houden: gerechtvaardigd belang.

De nieuwsbrief sturen: toestemming; afmelden kan altijd via de link in iedere mail.

Ondernemers zakelijk benaderen, bijvoorbeeld via LinkedIn: gerechtvaardigd belang; je kunt altijd aangeven dat je geen contact wilt.

Foto's en video's van events en de ruimte gebruiken op website en social media: gerechtvaardigd belang. Sta je herkenbaar in beeld en wil je dat niet, dan halen wij het weg. Portretfoto's in close-up gebruiken wij alleen met jouw toestemming.

Onze website en diensten verbeteren: gerechtvaardigd belang.

Administratie en belastingaangifte: wettelijke verplichting.

Wij nemen geen besluiten over jou die alleen door een computer worden gemaakt.

De IVY-app

In de IVY-app boek je werkplekken en vergaderruimtes, zie je je credits en facturen, ontmoet je andere members en volg je programma's zoals de Groeikring. Je logt in met hetzelfde e-mailadres als bij je membership.

Account: naam, e-mailadres en inloggegevens. Zichtbaar voor Ivy Office.

Profiel: wat je zelf invult, zoals je foto, bedrijf, functie, wat je doet en hoe je te bereiken bent. Zichtbaar voor andere members van Ivy Office.

Foto's: foto's die je zelf uploadt. Zichtbaar voor de members met wie je ze deelt.

Berichten: berichten die je stuurt in de app, bijvoorbeeld in je Groeikring groep. Zichtbaar voor de ontvangers van je bericht.

Groeikring: je deelname, je groep en wat je per week invult. Zichtbaar voor je groep en de begeleidende coach.

Boekingen, credits en facturen: je boekingen, je resterende credits en je facturen, opgehaald uit Zapfloor. Zichtbaar voor jou en Ivy Office.

Meldingen: een technisch kenmerk van je toestel om pushmeldingen te kunnen sturen.

De app vraagt alleen toegang tot je foto's of camera als je zelf een foto wilt toevoegen. Pushmeldingen zet je aan of uit in de instellingen van je telefoon. De app gebruikt geen advertenties en verkoopt geen gegevens.

De gegevens van de app staan bij Supabase op servers in Frankfurt, Duitsland. Je kunt je account en alle bijbehorende gegevens zelf verwijderen in de app, of ons vragen dit te doen via info@ivyoffice.nl. Wat je met anderen hebt gedeeld, zoals berichten in een groep, verwijderen wij dan ook.

Met wie wij gegevens delen

Wij verkopen je gegevens nooit. Wij delen ze alleen met partijen die ons helpen onze diensten te leveren, en alleen wat zij daarvoor nodig hebben. Met deze verwerkers hebben wij afspraken over beveiliging en geheimhouding.

Zapfloor: ledenbeheer, boekingen, credits, contracten en facturatie.
Bold: digitale toegang tot onze locaties.
Supabase: opslag van gegevens van de IVY-app.
Expo en Apple: bouwen en verspreiden van de IVY-app en versturen van pushmeldingen.
Mollie en ING: betalingen.
Inkless: digitaal ondertekenen van contracten.
Squarespace: websites, aanmeldformulieren en nieuwsbrief.
Google Workspace en Google Analytics: e-mail, opslag van documenten en websitestatistieken.
Canva en Notion: opstellen van contracten en interne werkprocessen.
Zapier en Anthropic (Claude): automatiseren van terugkerende taken en ondersteuning bij het afhandelen van e-mail.
Bird en WhatsApp: berichten en groepen voor members.
Onze boekhouder: administratie en belastingaangifte.

Boek je via Desana of Worka, dan zijn zij zelf verantwoordelijk voor wat zij met je gegevens doen. Wij delen gegevens verder alleen als de wet dat verplicht, of als dat nodig is voor de veiligheid van members, bezoekers of het pand, bijvoorbeeld met onze verzekeraar of de politie.

Sommige van deze partijen zitten buiten de Europese Unie, vooral in de Verenigde Staten. Wij werken alleen met partijen die daarvoor passende waarborgen bieden, zoals het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Hoe lang wij gegevens bewaren

Wij bewaren gegevens niet langer dan nodig.

Contracten, facturen en betalingen: 7 jaar, vanwege de fiscale bewaarplicht.
Klant- en membergegevens: tot 2 jaar na het einde van je membership of laatste boeking.
Toegangsgegevens (wie wanneer binnenkwam): 6 maanden.
Camerabeelden: 4 weken, tenzij er een incident is; dan bewaren wij de beelden tot het is afgehandeld.
Je account in de IVY-app, je profiel, foto's en berichten: tot je je account verwijdert, of uiterlijk 1 jaar na het einde van je membership.
Gescande post: 3 maanden na het doorsturen.
Nieuwsbrief: tot je je afmeldt.
Aanmeldingen voor events en trial days: 2 jaar.
Websitestatistieken: maximaal 14 maanden.

Cookies

Onze websites gebruiken cookies die nodig zijn om de site te laten werken, en cookies van Google Analytics om te zien hoe bezoekers de site gebruiken. Cookies die niet nodig zijn voor het functioneren van de site plaatsen wij alleen met jouw toestemming. Je kunt cookies ook altijd verwijderen of blokkeren in je browser.

Cameratoezicht

Op onze locaties in Hilversum en Breda hangen camera's bij de ingang en in gemeenschappelijke ruimtes. Dit staat aangegeven bij de ingang. Wij bekijken beelden alleen bij een incident of om te controleren wie zonder boeking binnenkomt. Werkplekken en belcellen filmen wij niet.

Beveiliging

Wij beveiligen je gegevens met passende technische en organisatorische maatregelen, zoals versleutelde verbindingen, persoonlijke inloggegevens en toegang alleen voor wie de gegevens nodig heeft. Gaat er toch iets mis met je gegevens, dan melden wij dat waar nodig bij de Autoriteit Persoonsgegevens en bij jou.

Jouw rechten

Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen. Ook kun je bezwaar maken tegen het gebruik van je gegevens, het gebruik laten beperken, je gegevens laten overdragen en je toestemming intrekken. Stuur hiervoor een mail naar info@ivyoffice.nl. Wij reageren binnen vier weken. Je hebt ook altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Jonger dan 18

Onze diensten en de IVY-app zijn bedoeld voor mensen van 18 jaar en ouder. Wij verzamelen niet bewust gegevens van kinderen. Denk je dat wij dat toch hebben gedaan, mail ons dan, dan verwijderen wij ze.

Wijzigingen

Wij passen deze privacyverklaring aan als onze diensten veranderen, bijvoorbeeld bij een nieuwe locatie, een nieuwe functie in de app of een nieuwe dienstverlener. De actuele versie staat altijd op deze pagina, met de datum bovenaan. Bij grote wijzigingen laten wij het members weten.

Contact

Vragen over je privacy? Mail naar info@ivyoffice.nl.